Étude de cas : La Guilde canadienne des réalisateurs

La Guilde canadienne des réalisateurs (DGC) est une organisation syndicale nationale qui représente plus de 4 800 membres clés des équipes créatives et logistiques de l’industrie de l’écran, couvrant tous les domaines de la réalisation, de la conception, de la production et du montage.

Le Client

En tant qu’organisation nationale utilisant deux bases de données Microsoft Access distinctes et un site Web PHP/MySQL pour gérer les données des membres dans plusieurs bureaux à travers le pays, la DGC avait besoin d’une nouvelle solution de données intégrée. La DGC a choisi la plateforme FileMaker pour développer cette nouvelle solution, car certains de ses employés en avaient une opinion positive grâce à l’expérience acquise dans d’autres organisations similaires.

Dans sa planification technologique, la DGC prévoyait de remplacer son site Web obsolète par une plateforme qui répondrait mieux à ses besoins actuels et offrirait une plus grande sécurité. Le défi principal lors de la sélection d’une plateforme était de s’assurer que leur site Web public soit lié à la base de données interne gérant ses membres. Les deux systèmes devaient être intégrés et sécurisés simultanément.

Le Projet

Direct Impact Solutions a créé une application d’arrière-guichet (back-office) personnalisée sur FileMaker qui gère les opérations quotidiennes, ainsi qu’un site Web offrant du contenu public et privé lié en temps réel à une base de données FileMaker. Les deux applications sont hébergées sur un serveur dédié virtuel et sécurisé, accessible par tous les conseils de district à travers le Canada.

Les Bénéfices

La solution a aidé la DGC à harmoniser ses processus dans tous les conseils de district et a permis au Bureau national de partager des données communes entre les conseils. Cette structure de données partagée permet à la DGC d’analyser les données centralisées de tous les conseils de district en même temps. Tous les conseils partagent la même plateforme, ce qui leur permet de travailler plus efficacement et de mieux collaborer.

La solution offre plusieurs avantages :

 
• Agrégation plus rapide des rapports pour la direction de la DGC
 
• Traitement des données plus rapide et délais d’exécution réduits
 
• Sentiment accru de communauté et partage des connaissances grâce à des processus et pratiques communs, réduisant le fardeau de la planification de la relève et facilitant le transfert de connaissances aux nouveaux utilisateurs du système
 
• Une relation avec Direct Impact, disposant désormais d’un bureau à Toronto, offrant un support technique plus réactif et intégré. L’expertise de toute une équipe, disponible pour résoudre les problèmes dès qu’ils surviennent
 
• Une solution partagée unique, permettant à la DGC d’éviter les coûts additionnels de systèmes multiples dans plusieurs bureaux de district
 
• Une nouvelle infrastructure d’hébergement qui améliore considérablement la sécurité des données et la robustesse des serveurs. Une équipe dédiée à l’infrastructure chez Direct Impact aide à soutenir et à maintenir la solution, ainsi qu’à appliquer les meilleures pratiques de l’industrie pour sécuriser les données sur le Web
 
• Intégration entre les systèmes en temps réel, garantissant que les données sont tenues à jour et disponibles pour tous les utilisateurs du système
 
• Fonctions de libre-service sur le site Web de l’organisation, réduisant la charge administrative pour le personnel, incluant la mise à jour des informations personnelles et professionnelles des membres, le paiement des cotisations et leur statut actuel au sein de la DGC