Lorsque les entreprises entendent parler pour la première fois de la réforme française de la facturation électronique, les mêmes questions reviennent généralement.
Que devons-nous réellement faire ? Devons-nous choisir un prestataire de facturation électronique ?
Notre comptable va-t-il s’occuper de tout ? Notre logiciel de facturation doit-il être mis à jour ?
Comment allons-nous recevoir les factures de nos fournisseurs ? Par où commencer ?
Dans nos articles précédents, nous avons examiné ce que la facturation électronique en France change pour les entreprises utilisant FileMaker et comment déterminer si un ERP FileMaker est opérationnellement prêt pour la réforme. Ces étapes sont importantes, mais elles ne répondent pas à toutes les questions pratiques auxquelles une entreprise sera confrontée.
Être prêt pour la facturation électronique ne consiste pas simplement à mettre à jour un ERP. Il faut également comprendre qui fait quoi, quelles décisions doivent être prises, comment les factures vont circuler et comment la comptabilité, les logiciels, les prestataires et les équipes internes vont travailler ensemble.
Notre expérience lors de l’introduction de la facturation électronique obligatoire en Italie nous a appris que les projets réussis commencent rarement par la technologie seule. Ils commencent par une compréhension claire des responsabilités, des processus métier et de la manière dont les différents systèmes doivent fonctionner ensemble.
Cet article suit la même approche pratique. Plutôt que d’expliquer la réglementation ou de comparer les prestataires, il présente les principales décisions auxquelles les organisations doivent s’attendre lorsqu’elles préparent leur transition vers la facturation électronique en France.
Comment se conformer à la facturation électronique en France ?
D’un point de vue réglementaire, la mise en conformité est relativement simple. Chaque entreprise devrait suivre ces deux étapes :
Étape 1 : parlez à votre comptable et identifiez votre échéance
Votre première étape devrait être de consulter votre comptable ou votre conseiller fiscal.
Il pourra confirmer quelle phase de mise en œuvre s’applique à votre entreprise et si des règles particulières ont une incidence sur vos processus de facturation.
Le calendrier actuel de mise en œuvre est le suivant :
- À partir du 1er septembre 2026 : toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. À cette même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront également commencer à émettre des factures électroniques et respecter les obligations d’e-reporting lorsqu’elles s’appliquent.
- À partir du 1er septembre 2027 : les PME et les micro-entreprises devront commencer à émettre des factures électroniques et respecter les obligations correspondantes en matière d’e-reporting.
Une fois votre échéance connue, vous pouvez commencer à préparer votre projet avec davantage de visibilité et éviter les décisions de dernière minute.
Étape 2 : choisissez une plateforme agréée de facturation électronique
Une fois votre échéance connue, l’étape suivante consiste à choisir une plateforme agréée de facturation électronique, anciennement appelée PDP.
Il s’agit du service qui permet à votre entreprise de participer à l’écosystème français de facturation électronique. En pratique, cette plateforme devient la passerelle officielle de votre entreprise pour l’envoi et la réception des factures électroniques.
Après votre souscription au service, la plateforme vous accompagnera dans le processus d’inscription, recueillera les informations nécessaires pour identifier votre entreprise et l’enregistrera dans l’annuaire national. Cela permettra aux autres plateformes agréées d’acheminer automatiquement les factures électroniques vers votre entreprise.
La plupart des prestataires facturent des frais d’abonnement pour ce service. Ils proposent également un portail Web permettant d’envoyer, de recevoir et de gérer les factures électroniques sans nécessiter d’intégration avec un ERP. Pour de nombreuses entreprises, particulièrement celles dont les processus de facturation sont simples, cela peut suffire pour se conformer à la réforme.
Si votre seul objectif est la conformité, vous pourriez vous arrêter ici.
Au-delà de la réglementation
Cependant, si vous lisez cet article, il est probable que votre entreprise utilise déjà un ERP pour gérer ses clients, ses commandes, ses factures, ses paiements, ses stocks et ses activités quotidiennes.
Dans ce cas, utiliser le portail Web du prestataire comme une application distincte n’est peut-être pas la solution la plus efficace. Saisir les données deux fois, passer constamment d’un système à l’autre ou gérer une partie du processus de facturation en dehors de votre ERP peut rapidement devenir une contrainte opérationnelle.
C’est à ce moment que le projet change de perspective.
L’objectif n’est plus simplement de respecter la réglementation. Il devient celui d’intégrer la facturation électronique à vos processus métier existants afin que votre ERP demeure l’environnement central dans lequel votre entreprise gère ses activités.
Au-delà de la conformité : intégrer la facturation électronique à votre ERP
Étape 3 : décidez comment vous souhaitez travailler
Avant de parler de technologie, déterminez comment la facturation électronique doit s’intégrer au fonctionnement de votre entreprise.
Par exemple :
- Souhaitez-vous que vos utilisateurs continuent à travailler exclusivement dans votre application, ou est-il acceptable d’utiliser le portail du prestataire pour certaines activités ?
- Qui sera responsable de la gestion des factures sortantes ?
- Qui traitera les factures fournisseurs ?
- Qui assurera le suivi des statuts des factures et des notifications ?
Ces décisions définissent les futurs processus de travail de votre entreprise et orienteront tous les choix techniques qui suivront.
Étape 4 : déterminez quelles informations doivent rester dans votre application
Toutes les entreprises n’ont pas besoin du même niveau d’intégration.
Certaines organisations souhaitent uniquement archiver les factures électroniques. D’autres veulent gérer leurs clients, leurs factures, leurs factures fournisseurs, leurs paiements, leurs bons de commande, leurs processus d’approbation et leurs rapports à partir d’une seule application.
Définir ce qui doit rester dans votre ERP permet d’établir clairement la portée du projet.
Étape 5 : travaillez avec votre partenaire technologique
Une fois que vous avez défini comment la facturation électronique doit s’intégrer à votre entreprise, il est temps d’impliquer votre partenaire technologique.
À ce stade, l’objectif n’est plus de comprendre la réglementation, mais de mettre en œuvre les décisions opérationnelles que vous avez déjà prises.
Votre partenaire technologique peut évaluer votre application de facturation existante, identifier les éventuelles lacunes fonctionnelles, concevoir l’intégration avec la plateforme de facturation électronique que vous avez choisie et mettre en place les processus nécessaires pour soutenir vos activités quotidiennes.
En définissant d’abord vos objectifs, la mise en œuvre devient un exercice technique guidé par les besoins de votre entreprise, et non l’inverse.
Besoin d’aide pour évaluer votre logiciel de facturation ?
Si votre entreprise utilise déjà un système de facturation, l’étape suivante consiste à comprendre comment la facturation électronique peut s’intégrer à vos processus existants.
Chaque application est différente. Certaines ne nécessitent que des ajustements mineurs, tandis que d’autres peuvent bénéficier d’un examen plus approfondi de leurs structures de données, de leurs processus ou de leur stratégie d’intégration.
Si vous souhaitez discuter de votre application actuelle ou mieux comprendre ce qu’un projet de facturation électronique impliquerait pour votre organisation, notre équipe peut vous aider à évaluer votre situation et à identifier l’approche la plus pratique pour aller de l’avant.
