L’Association des techniciens en évaluation foncière du Québec (ATEFQ) est un organisme à but non lucratif dont la mission est de regrouper les techniciens en évaluation au Québec. Elle représente ses membres depuis 1983 et en compte aujourd’hui 250.

Le Défi

Depuis 2011, l’Association disposait d’une application Claris FileMaker personnalisée. Cette application leur permettait de gérer les informations relatives à ses membres et le processus de facturation des différents services qui leur étaient offerts.

Cependant, l’application n’était pas connectée au site web de l’ATEFQ. Le processus de renouvellement et d’adhésion, ainsi que les inscriptions au congrès annuel, étaient également gérés manuellement. L’objectif était donc d’automatiser les tâches pour être plus efficace en évitant la double saisie et en réduisant les risques d’erreur.

La transmission électronique élimine le traitement et la gestion de la correspondance papier, tant pour l’envoi que pour la réception d’informations et de paiements.

L’ATEFQ souhaitait automatiser plusieurs tâches afin d’améliorer l’expérience de ses membres au sein de l’association :

 
• Adhésion et paiement en ligne des nouveaux membres
 
• Renouvellement (incluant la mise à jour des informations) et paiement en ligne pour les membres actifs et anciens membres
 
• Inscription aux événements corporatifs (chaque événement pouvant inclure plusieurs activités avec des prix différents)
 
• L’inscription aux événements doit être possible sur une base individuelle ou corporative, tant pour les membres que pour les non-membres
 
• Émission de factures en ligne
 
• Transmission électronique des reçus fiscaux

La Solution

L’application développée par Direct Impact Solutions propose plusieurs types de formulaires électroniques pour les adhésions et les renouvellements, les inscriptions aux congrès et autres événements, ainsi que des reçus fiscaux personnalisés. Elle offre également une plateforme de paiement en ligne. Cette solution est rendue possible grâce à une intégration entre la plateforme Claris FileMaker, le système de gestion d’événements EventBrite et la plateforme de paiement Paypal via les diverses interfaces de programmation (API) disponibles.

Tous les membres sont invités à compléter et valider leurs informations sur les différents formulaires électroniques. La transmission est instantanée et beaucoup plus conviviale. L’ATEFQ apprécie grandement la facilité de traitement de l’information ainsi que l’intégration des données directement dans sa base de données.

Les Bénéfices

Plusieurs bénéfices ont résulté de l’investissement dans la nouvelle application, notamment :

 
• Une réduction de 50 % des efforts de traitement de l’information, permettant l’élimination des frais de poste et de déplacement.
 
• Une meilleure qualité des données collectées.
 
• Grâce à une gestion simplifiée, un accès plus rapide à l’information permet une plus grande quantité d’analyses et de suivis.
 
• La gestion à distance, la sécurisation et l’archivage des formulaires et le suivi des transactions.
 
• Un travail plus collaboratif tout en assurant la coordination et l’homogénéité des opérations.
 
• La capacité de répondre aux besoins de la nouvelle génération de membres qui demandaient l’option de renouveler en ligne.