Étude de cas Toca
Entreprise de services/Secteur de la construction
Automatisation des processus de visa : LaborCI surmonte les obstacles réglementaires et réduit les heures de travail
Fondée en 1998, Labor Consultants International se spécialise dans l’accompagnement des entreprises à travers les processus de visa H-2A, H-2B et EB-3 aux États-Unis, aidant les organisations à combler des postes temporaires vacants. Avec près de 500 clients à travers les États-Unis, LaborCI est le premier fournisseur de visas H-2B au pays, traitant plus de 18 000 visas chaque année.
Sous pression
D’importantes pénuries de main-d’œuvre touchent des secteurs critiques, tels que l’aménagement paysager, la foresterie et les produits de la mer, partout aux États-Unis. Cependant, seul un nombre limité de visas de travailleurs invités est disponible chaque année pour combler des lacunes aiguës, la demande dépassant largement l’offre. Avec des délais serrés pour le dépôt des demandes via le système FLAG (Foreign Labor Application Gateway) du gouvernement, une pression intense repose sur l’équipe de LaborCI pour s’assurer que les demandes sont traitées de manière précise et rapide.
« Si nous manquons une échéance, ou si l’intégrité des données est de mauvaise qualité et que nous recevons un avis de carence (NOD), cela peut être dévastateur pour nos clients – cela pourrait les mettre hors service pour une saison entière », commente Stephen Ward, intégrateur d’affaires chez LaborCI. « Comme FLAG n’est pas compatible avec les API, le processus de transfert d’informations de notre base de données vers le système est très long et sujet aux erreurs humaines – nous devons passer beaucoup de temps à tout vérifier deux ou trois fois, ce qui impose une grande charge mentale à notre équipe. »
Avoir un partenaire de confiance
Direct Impact est un leader mondial dans le développement, l’intégration, le conseil et l’optimisation de solutions numériques sur mesure. L’équipe de Direct Impact travaille avec LaborCI depuis plusieurs années, ayant aidé à construire la base de données Hub de LaborCI. Après avoir vu une démonstration de la plateforme de développement low-code Toca, l’équipe de Direct Impact a été impressionnée par ses capacités et a vu le potentiel de Toca pour résoudre le défi du transfert de données entre FLAG et Hub.
« Si ce n’avait pas été l’équipe de Direct Impact qui m’avait proposé cela, je n’aurais probablement pas accepté la réunion. Ils connaissent vraiment notre entreprise et avaient fait un excellent travail avec Hub, alors quand ils nous ont présenté Toca, nous étions impatients de les écouter. Après avoir vu la démo, j’ai instantanément trouvé 13 applications potentielles », poursuit Ward.
Créer un pont numérique avec Toca
Après une rencontre initiale, les équipes ont ciblé deux applications pour tester la plateforme de développement low-code Toca. La première consistait à créer un pont entre la base de données Hub de LaborCI et FLAG. La seconde utilisait la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour numériser les visas et les passeports afin d’en extraire des informations, telles que les demandes de salaire.
« Normalement, le processus de transcription des informations de Hub vers FLAG peut prendre entre 3 et 20 heures, tandis que la numérisation des documents peut prendre de 15 minutes à 2 heures. Nous devions rester assis toute la journée à transcrire manuellement. Avec Toca, nous pouvons utiliser un robot pour briser le mur entre Hub et FLAG – transformant essentiellement l’interface utilisateur en API. Nous pouvons tout mettre en file d’attente, aller nous coucher et revenir le matin pour constater que c’est fait – c’est potentiellement 2 000 heures d’équipe économisées. »
En réduisant le temps nécessaire au traitement des demandes, l’équipe de LaborCI aura plus de temps pour se concentrer sur l’intégrité des données. « L’un des grands défis auxquels nous sommes confrontés est l’intégrité des données. Nos gestionnaires de comptes doivent passer beaucoup de temps à extraire des informations des demandeurs pour s’assurer qu’ils répondent aux critères du visa. Cette plateforme leur redonnera du temps pour le faire et s’assurer que les informations dans Hub sont correctes. Comme tout est automatisé à partir d’une source unique de vérité, nous réduisons considérablement le risque d’erreur humaine. »
Bâtir sur Toca — LaborCI prend en main son destin numérique
Comme prochaine étape, LaborCI souhaite internaliser le développement pour aider l’équipe à rester à l’affût des changements réglementaires. « Le gouvernement a modifié les exigences et la manière dont elles sont interprétées avec une fréquence accrue ces dernières années. Parfois, nous n’avons que 24 heures pour appliquer les changements — disposer d’une plateforme low-code permettra à notre équipe interne de s’adapter beaucoup plus rapidement. »
L’équipe de LaborCI souhaite également créer des applications destinées aux clients pour faciliter la collecte de données et surmonter les barrières linguistiques. « Nos clients emploient de nombreux travailleurs provenant d’Amérique centrale et du Sud, dont la plupart ne parlent pas l’anglais comme langue maternelle. Le processus de collecte de leurs informations peut impliquer plusieurs longs questionnaires, que les employeurs doivent ensuite déchiffrer — nous avons donc du mal à saisir des données précises. Si nous avions une interface bilingue, nous serions en mesure de collecter des détails beaucoup plus précis, c’est donc certainement une priorité ! »
Une expérience de type « Google » pour les clients
Avec Toca, LaborCI vise à transformer l’industrie du traitement des demandes de visa. « Nous voulons que l’expérience de nos clients reflète celle qu’ils obtiennent avec d’autres fournisseurs de services numériques – les Google et Amazon de ce monde. Grâce au low-code, nous pouvons effectuer des mises à jour plus rapidement pour rester au niveau de ce que les gens ont l’habitude de voir. Cela nous aidera à faire croître l’entreprise et à nous positionner comme la première entreprise véritablement « numérique » de notre secteur. »