La facturation électronique en France introduit de nouvelles exigences pour les ERP basés sur FileMaker.
Chaque application FileMaker est différente. Elle a été conçue autour de processus, de flux de travail et de règles de gestion spécifiques. Cette flexibilité est l’une des plus grandes forces de FileMaker, mais elle signifie également qu’il n’existe pas de réponse universelle à une question simple : votre solution FileMaker est-elle prête pour la facturation électronique en France ?
La réforme française introduit un nouvel écosystème pour l’échange de factures électroniques et d’informations commerciales connexes. Pour les développeurs FileMaker, cela signifie que l’application ne devra plus simplement générer des factures, mais qu’elle devra également échanger des données structurées avec des plateformes externes tout au long du cycle de vie du document.
Lorsque l’Italie a introduit la facturation électronique obligatoire, notre expérience acquise dans le cadre de dizaines de projets FileMaker nous a montré que la génération d’un fichier XML était généralement la partie la plus simple du projet. La majeure partie du travail se déroulait à l’intérieur de l’ERP.
→ Nous avons documenté les principaux enseignements tirés de cette expérience dans un article dédié.
Bien que la réforme française repose sur un modèle différent, le même principe s’applique : avant de parler des prestataires ou des intégrations, la première étape consiste à déterminer si l’ERP est prêt.
La facturation électronique commence bien avant la facture
À première vue, la facturation électronique peut sembler être un projet d’échange de documents. En réalité, elle commence bien plus tôt.
La facturation électronique ne change pas simplement la manière dont les factures sont envoyées. Elle modifie également les informations que votre ERP FileMaker doit stocker, les processus qu’il doit prendre en charge et la manière dont il communique avec les systèmes externes.
Une facture n’est que le résultat final d’un processus métier. Bien avant qu’elle ne soit générée, l’ERP a déjà recueilli les informations relatives au client, les conditions de paiement, les données fiscales, les produits, les services et toutes les règles de gestion qui définissent la transaction. Si certaines de ces informations sont manquantes, incomplètes ou stockées d’une manière qui fonctionne uniquement pour les factures imprimées, la facturation électronique devient rapidement bien plus qu’un simple projet d’intégration.
C’est là que de nombreuses solutions FileMaker diffèrent des systèmes ERP standards. Au fil des années, elles ont évolué pour répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation. Des fonctionnalités ont été ajoutées à mesure que l’entreprise se développait, les processus ont été simplifiés lorsque cela était pertinent et les structures de données ont été façonnées en fonction des opérations quotidiennes. Toutefois, ce qui fonctionne parfaitement pour les processus internes n’est pas toujours suffisant pour un échange réglementé de données électroniques structurées.
Notre expérience nous a montré que l’intégration technique elle-même est souvent la partie la plus simple du projet. Le véritable défi consiste à déterminer si l’ERP existant contient déjà tout ce qui est nécessaire pour prendre en charge le nouveau processus ou s’il doit évoluer avant même que l’intégration puisse commencer.
Que devez-vous évaluer avant de commencer un projet de facturation électronique ?
Chaque solution FileMaker est différente, mais les questions à se poser sont souvent les mêmes.
Avant de sélectionner un prestataire de facturation électronique ou de planifier l’intégration technique, il est utile de prendre du recul et d’évaluer si l’ERP est prêt à prendre en charge les nouvelles exigences.
D’après notre expérience, l’évaluation se concentre généralement sur quelques éléments clés.
Les données de référence sur les clients et les entreprises sont généralement le premier élément à examiner
L’ERP contient-il toutes les informations nécessaires à la facturation électronique ? Les fiches clients contiennent souvent tout ce qui est nécessaire aux opérations quotidiennes, mais les échanges électroniques réglementés peuvent nécessiter des identifiants supplémentaires, des informations fiscales ou des champs obligatoires qui n’étaient pas nécessaires auparavant.
Structure des factures
Dans certaines solutions FileMaker, les factures ont été initialement conçues uniquement pour être imprimées, sans réel besoin de conserver la structure métier sous-jacente. La facturation électronique exige que cette structure existe.
La facture est-elle construite à partir de données structurées ou est-elle principalement conçue pour l’impression ? Les lignes de facture, les taxes, les remises, les totaux et les références doivent tous être représentés de manière cohérente afin de pouvoir être échangés électroniquement.
Processus métier
La facturation électronique introduit de nouveaux événements dans le cycle de vie d’une facture. L’ERP peut devoir assurer le suivi du statut de transmission, des résultats de validation, des factures rejetées ou d’autres informations qui n’existaient pas auparavant.
Factures entrantes
Le projet ne concerne pas uniquement l’émission des factures. L’ERP doit également être prêt à recevoir des factures électroniques et à déterminer comment elles s’intègrent aux processus d’achat ou de comptabilité existants. Recevoir les factures n’est que la première étape. L’ERP doit également déterminer ce qui se passe ensuite.
Ce ne sont là que quelques-uns des éléments qui doivent être examinés avant de commencer un projet de facturation électronique.
Dans le prochain article, nous passerons en revue une checklist d’évaluation pratique afin de vous aider à évaluer votre propre ERP FileMaker.
Conclusion
La facturation électronique en France est souvent présentée comme un projet de conformité. Pour les organisations qui utilisent FileMaker, c’est également l’occasion d’examiner comment leur ERP a évolué au fil du temps et s’il est prêt à prendre en charge de nouveaux processus réglementaires.
Le succès d’un projet de facturation électronique dépend rarement de la capacité à générer une facture électronique. Il dépend plus souvent de la qualité des données, de la cohérence des processus métier et de la structure de l’application qui produit cette facture.
Avant d’évaluer les prestataires ou de planifier les intégrations, la première étape consiste à comprendre l’état actuel de votre ERP FileMaker.
Chaque application FileMaker reflète la manière dont une entreprise fonctionne. C’est précisément pour cette raison que les projets de facturation électronique ne peuvent pas commencer par le choix d’un prestataire ou d’une intégration.
Ils commencent par la compréhension de l’ERP lui-même.
Dans le prochain article, nous passerons en revue une checklist pratique afin de vous aider à déterminer si votre solution FileMaker est prête pour la facturation électronique en France.
