Dans notre article précédent, « Facturation électronique en France : ce que cela signifie pour votre solution FileMaker », nous avons exploré l’impact de la réforme française de la facturation électronique et expliqué pourquoi la conformité va bien au-delà de la simple génération de factures électroniques.
L’un des principaux enseignements provient de notre propre expérience en Italie. Après avoir accompagné des dizaines d’entreprises dans l’adaptation de leurs ERP basés sur FileMaker, nous avons constaté que chaque solution avait évolué autour de ses propres processus métier, flux de travail et règles de gestion. Cette flexibilité est l’une des plus grandes forces de FileMaker.
Cela signifie également que chaque projet de facturation électronique commence au même endroit : comprendre l’ERP existant.
Comme nous l’expliquons dans notre Client Win, la génération de la facture électronique finale était rarement la partie la plus difficile. Le véritable travail commençait bien plus tôt, en évaluant si l’ERP contenait déjà les données, les informations métier et les processus nécessaires pour prendre en charge le nouveau fonctionnement.
Cet article s’appuie sur ces enseignements. Plutôt que de se concentrer sur la réglementation elle-même, il propose une checklist pratique pour vous aider à évaluer votre solution FileMaker avant de discuter des prestataires, des intégrations ou des stratégies de mise en œuvre.
Cette checklist n’a pas pour objectif de donner un résultat de type « réussite ou échec ». Elle met plutôt en évidence les aspects de votre ERP qui nécessitent généralement une attention particulière lors de la préparation à la facturation électronique en France, afin de vous aider à identifier les éventuelles lacunes avant le début du projet.
La checklist
Avant de discuter des prestataires, des intégrations ou de la mise en œuvre technique, nous commençons toujours au même endroit : l’examen de l’ERP existant.
L’objectif est simple. Nous voulons comprendre si l’application contient déjà les données, les processus et les flux de travail nécessaires pour prendre en charge la facturation électronique, et identifier les éléments qui pourraient devoir être adaptés.
La checklist ci-dessous suit la même approche que celle que nous utilisons lorsque nous évaluons une solution FileMaker avant de démarrer un projet de facturation électronique. Même si chaque ERP est différent, les questions sont remarquablement similaires.
1. Informations sur l’entreprise et les clients
La facturation électronique commence bien avant la facture elle-même. Chaque document électronique doit identifier les parties concernées à l’aide d’informations commerciales complètes et cohérentes. De nombreuses solutions FileMaker contiennent déjà les données relatives aux clients et aux fournisseurs, mais pas toujours dans la structure requise pour la facturation électronique.
L’objectif de cette section est de vérifier si votre ERP peut identifier de manière fiable les entreprises, les entités juridiques et les informations qui accompagneront chaque facture.
Identification de l’entreprise
Avant qu’une facture électronique puisse être échangée, chaque entreprise concernée doit être correctement identifiée. Selon le pays et le contexte commercial, cela peut inclure les informations relatives à l’entité juridique, les identifiants fiscaux et d’autres données commerciales obligatoires. La première étape consiste donc à vérifier que votre ERP peut stocker ces informations de manière structurée et cohérente.
Posez-vous les questions suivantes :
- Votre ERP peut-il stocker tous les numéros d’identification d’entreprise requis dans votre pays ?
- Les numéros de TVA sont-ils enregistrés de manière cohérente ?
- La raison sociale peut-elle être différente du nom commercial ?
- Plusieurs entités juridiques peuvent-elles être gérées si nécessaire ?
Pourquoi est-ce important ?
Les factures électroniques reposent sur une identification précise des entreprises. Des informations manquantes ou incohérentes peuvent empêcher le traitement correct d’une facture et nécessitent souvent des modifications de la structure existante des données clients.
Adresses de facturation et de livraison
La facturation électronique peut nécessiter que les informations de facturation et de livraison soient gérées séparément. Bien que de nombreuses entreprises utilisent la même adresse pour les deux, ce n’est pas toujours le cas.
Posez-vous les questions suivantes :
- Les clients peuvent-ils avoir plusieurs adresses ?
- Les adresses de facturation et de livraison sont-elles gérées séparément ?
- Les factures historiques peuvent-elles conserver l’adresse d’origine ?
- La bonne adresse peut-elle être sélectionnée pour chaque facture ?
Pourquoi est-ce important ?
De nombreuses solutions FileMaker ont été conçues en fonction des besoins opérationnels plutôt que des exigences réglementaires. Si une seule adresse est disponible, des modifications supplémentaires peuvent être nécessaires avant de pouvoir mettre en œuvre la facturation électronique.
Informations propres à chaque client
Différents clients peuvent avoir des conditions de paiement, des préférences de facturation ou des informations commerciales supplémentaires différentes.
Posez-vous les questions suivantes :
- Les conditions de paiement peuvent-elles être définies pour chaque client ?
- Les modes de paiement peuvent-ils varier d’un client à l’autre ?
- Les préférences de facturation propres à chaque client peuvent-elles être enregistrées ?
- Des informations supplémentaires peuvent-elles être ajoutées sans avoir à repenser l’ERP ?
Pourquoi est-ce important ?
La facturation électronique fait souvent apparaître des informations qui existaient depuis toujours de manière informelle, mais qui n’avaient jamais été enregistrées dans l’ERP.
2. Structure des factures
Une facture électronique est générée à partir de données commerciales structurées. Si les factures existent principalement sous forme de documents imprimables plutôt que d’enregistrements structurés, l’adaptation de l’ERP peut nécessiter davantage qu’une simple exportation de données.
Lignes de facture
Les factures électroniques sont générées à partir de données commerciales structurées, et non à partir de la mise en page d’un document. Chaque produit ou service doit exister sous la forme d’un enregistrement complet contenant les informations nécessaires pour décrire précisément la transaction. C’est l’un des premiers éléments que nous examinons lorsque nous évaluons un ERP FileMaker.
Posez-vous les questions suivantes :
- Les lignes de facture sont-elles enregistrées comme des enregistrements individuels ?
- Chaque ligne contient-elle les quantités, les prix et les informations relatives à la TVA ?
- Des remises peuvent-elles être appliquées à chaque ligne ?
- Les totaux de la facture peuvent-ils toujours être reconstitués à partir des données enregistrées ?
Pourquoi est-ce important ?
La facture électronique reflète la transaction commerciale, et non la mise en page du document imprimé. La structure des données sous-jacente doit donc être complète et cohérente.
3. Paiements et informations financières
Les informations relatives aux paiements constituent souvent l’une des plus grandes surprises lors des projets de facturation électronique. Historiquement, de nombreuses entreprises géraient leurs conditions de paiement en dehors de leur ERP ou en confiaient la gestion à leur service comptable. La facturation électronique exige que ces informations fassent partie intégrante du processus métier.
Conditions de paiement
Les informations de paiement sont souvent gérées en dehors de l’ERP, particulièrement dans les processus métier établis depuis longtemps. La facturation électronique intègre ces informations directement à la transaction, faisant ainsi des modes de paiement, des conditions et des dates d’échéance une partie des informations échangées entre les systèmes.
Posez-vous les questions suivantes :
- Les modes de paiement sont-ils gérés dans l’ERP ?
- Les conditions de paiement sont-elles enregistrées pour chaque client ?
- Les dates d’échéance sont-elles calculées automatiquement ?
- Plusieurs échéances peuvent-elles être gérées lorsque cela est nécessaire ?
Pourquoi est-ce important ?
Des informations de paiement incomplètes peuvent nécessiter une intervention manuelle ou des développements supplémentaires avant que les factures électroniques puissent être générées de manière cohérente.
4. Processus de vente
La création d’une facture n’est qu’une étape du processus de vente. L’ERP doit pouvoir prendre en charge l’ensemble du cycle de vie du document, de sa création aux corrections et à la gestion de son statut.
Cycle de vie des factures
La création d’une facture n’est qu’une étape du processus de vente. Une fois la facture émise, l’ERP doit être en mesure de gérer l’ensemble de son cycle de vie, notamment les corrections, les annulations, les avoirs et l’historique des documents. La facturation électronique introduit des événements et des relations supplémentaires entre les documents qui doivent rester cohérents tout au long du processus.
Posez-vous les questions suivantes :
- Les factures peuvent-elles être modifiées avant leur envoi ?
- Les avoirs peuvent-ils être liés aux factures d’origine ?
- Les factures annulées sont-elles gérées correctement ?
- L’historique des documents peut-il être conservé ?
Pourquoi est-ce important ?
La facturation électronique introduit de nouveaux événements et de nouvelles relations entre les documents qui n’existent souvent pas dans la gestion traditionnelle des factures.
5. Processus des factures fournisseurs
La facturation électronique concerne aussi bien les factures sortantes que les factures entrantes. La réception des factures fournisseurs est souvent négligée lors de la planification, alors qu’elle peut avoir l’impact opérationnel le plus important.
Factures entrantes
La facturation électronique ne change pas seulement la façon dont vous envoyez vos factures. Elle change également la façon dont vous les recevez. Au lieu d’arriver sous forme de fichiers PDF joints à un courriel, les factures fournisseurs deviennent des documents électroniques structurés qui doivent être importés, stockés et intégrés à vos processus d’achat et de comptabilité existants.
Posez-vous les questions suivantes :
- Les factures entrantes peuvent-elles être enregistrées dans votre processus d’achat existant ?
- Peuvent-elles être associées aux fournisseurs ?
- Les pièces jointes peuvent-elles être conservées ?
- Les utilisateurs peuvent-ils rechercher et consulter les factures reçues ?
Pourquoi est-ce important ?
Recevoir des factures ne consiste pas simplement à importer un document. L’ERP doit intégrer les informations reçues aux processus d’achat et de comptabilité existants.
6. Notifications et gestion des processus
La facturation électronique crée un échange continu d’informations. L’ERP doit pouvoir comprendre non seulement qu’une facture a été envoyée, mais également ce qui se passe ensuite.
Statuts et notifications
La facturation électronique introduit un échange continu d’informations entre votre ERP et l’écosystème externe de facturation électronique. L’envoi d’une facture n’est qu’une étape. Votre application doit également comprendre ce qui se passe ensuite, de la bonne réception du document à sa validation, son rejet ou tout autre changement de statut.
Posez-vous les questions suivantes :
- Le statut de livraison peut-il être enregistré ?
- Les messages de rejet peuvent-ils être gérés ?
- Les utilisateurs peuvent-ils comprendre pourquoi une facture a échoué ?
- Les processus peuvent-ils réagir automatiquement aux changements de statut ?
Pourquoi est-ce important ?
L’envoi d’une facture n’est que le début. La gestion des réponses provenant de l’écosystème de facturation électronique est tout aussi importante.
7. Préparation à l’intégration
Le choix d’un prestataire de facturation électronique n’est qu’une partie du projet. Avant de discuter des API ou des plateformes, il est utile de déterminer si l’architecture de l’ERP est prête à s’intégrer à des services externes.
Architecture d’intégration
La facturation électronique doit devenir une composante de votre ERP, et non devenir votre ERP. Une intégration bien conçue permet de séparer les processus métier des exigences réglementaires, ce qui facilite la maintenance de l’application à mesure que les prestataires, les normes ou les réglementations évoluent.
Posez-vous les questions suivantes :
- La logique métier est-elle séparée de la logique réglementaire ?
- Les intégrations peuvent-elles évoluer sans nécessiter une refonte de l’ERP ?
- Les prestataires peuvent-ils être remplacés si nécessaire ?
- Les services externes sont-ils isolés des processus métier principaux ?
Pourquoi est-ce important ?
Une architecture bien conçue réduit les besoins futurs en maintenance, simplifie les mises à jour réglementaires et rend l’ERP moins dépendant d’un seul prestataire.
Évaluation finale
Cette checklist n’a pas pour objectif de déterminer si votre ERP « réussit » ou « échoue ».
La plupart des solutions FileMaker ont évolué pendant de nombreuses années afin de répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise. Le fait d’identifier certaines lacunes ne signifie pas nécessairement qu’il y a un problème. Le plus souvent, cela reflète simplement le fait que l’application n’a jamais été conçue en fonction des exigences de la facturation électronique.
Certaines organisations devront seulement ajouter quelques champs de données ou ajuster leurs processus existants. D’autres pourraient constater que certaines parties de leur ERP, comme la gestion des factures, des paiements ou des factures fournisseurs, nécessitent une approche plus structurée.
L’important n’est pas le nombre de questions auxquelles vous avez répondu « Oui ». Il s’agit plutôt de comprendre les aspects pour lesquels votre ERP est déjà prêt et ceux qui pourraient nécessiter du travail supplémentaire avant de commencer l’intégration.
La bonne nouvelle, c’est que toutes ces questions peuvent trouver une réponse avant même de choisir un prestataire de facturation électronique ou d’écrire une seule ligne de code d’intégration. En réalité, c’est précisément ainsi que devrait commencer tout projet réussi de facturation électronique.
Et ensuite ?
Une fois que vous avez une compréhension claire de votre ERP, la question suivante se pose naturellement : comment doit-il se connecter à l’écosystème français de facturation électronique ?
De nombreuses organisations commencent par choisir un prestataire de facturation électronique. En pratique, ce choix ne représente qu’une partie d’un projet beaucoup plus vaste qui englobe les processus métier, les flux de données, les factures entrantes, les notifications et la maintenabilité à long terme.
